マルチタスクが苦手な自分なりのタスク管理法
こんにちは！moritaoyと申します。
この一年、タスクの総数と密度が数倍に増え、管理法に苦労しました。
一応ある程度は納得のいくタスク管理が出来るようになってきたので紹介します。
この記事は、「CyberAgent 22 新卒 Advent Calendar 2021」の10日目の記事です。
課題と目標
最近、常に抱えているタスクが１０件程あります。
私はマルチタスクが苦手なので、何かしらを使って管理しないとタスクをすっぽかすなーと。色々すっぽかして気が付きました。おい。
ゆえに目標は
- 今すべきタスクが、なるべく簡単にわかる
- タスクが生えたとき、それを放り込む場所がある
- その後一旦忘れても大丈夫
- 無料で実現する
- お金かけたらキリがないので...
としました。
結論
試行錯誤しましたが、以下の形に落ち着きました。
- 日時が設定されるものはGoogle Calender
- それ以外の作業はmonday.com
詳しく説明します。
Google Calender
日時が設定されているタスクはGoogle Calenderに放り込みます。
日時が設定されているとは、「ある特定の日付、時間、時刻にしなければならないタスク」を指します。ミーティングとか、発表会とかの行事とか。
従って、期日の設定されているだけのタスクはこちらに入りません。期日があっても、それを何時やるかは自分次第ですので、後述するmonday.comへ放り込みます。
OSのカレンダーに連携しておくと、PC起動してすぐ確認できたり、予定の１時間前にアラーム鳴らしたりできます。これですっぽかし回避！
（画像載せたいけど、マスキングしたら何も見えなくなりました。ごめんなさーい！）
monday.com
Google Calenderに放り込む物以外は、全部ここに投げ込みます！
monday.comは、色々纏めて管理できるプラットフォームです。プロジェクトの管理から、お客様の管理、チャット等でのチームコミュニケーションまでなんでもござれ。
使い方はこちら。かなり直観的に使えます。
今回はmonday.comをタスクの管理用に用います。なんと一人なら無料で使えちゃいます。やったね！
イメージとしてはこんな感じ。
（実際のボードをコピーして、差し障りのない感じに編集しました）
運用方法を説明します。
- タスクが生えたら３種類に分ける
- 該当する枠にタスクを追加
- 期日があるものは期日を設定
- 個人タスクには、必ず目標の期日を設定
- 総量が多いので、設定しないと埋もれる
- 優先度について
- ASAPは、重要度でつける
- 優先度高: 今日やらないと、後がつっかえて間に合わなくなるとか
- 優先度低: 最悪ほかの人に投げられるとか
- 個人タスクは、タスクのコストに対してつける
- 優先度高: 結構重いタスクなので早めに始めねば
- 優先度低: 30分ぐらいで終わるから後回しでOK
- ASAPは、重要度でつける
- 期日があるものは期日を設定
- 作業するときは
ミソは、全部の作業をここに突っ込んでいる事です。
分散すればするほど、何をやればいいのか解らなくなります。すべてのタスクを１か所１ページに放り込むことで、タスクの管理コストが圧倒的に下がります。
なんでmonday.com？
無料でガントチャートが使えるタスク管理プラットフォームだからです。
当初はgoogle calenderも使わず、すべて一か所で完結できるプラットフォームを探していました。したがって、ガントチャートを表示出来て欲しかったのです。
しかし、カレンダーとの連携が出来なかったり、高度なカレンダー表示機能が有料だったり。結果的にGoogle Calenderを併用することになった経緯があります。
つまり、惰性で使い続けている感じですな。
故に、上記の管理は実はスプレッドシートでも管理できます。けど、土台作り、めんどくさくない？
monday.com は出来ることが基本的にそろっているプラットフォームです。面倒な下準備せずに使い始められるのは結構アドではないでしょうか？（布教）
試行錯誤の道のり
結論を述べたところで、今まで試してきた管理方法と失敗を共有します。
全部Google Calender
１か所に集約だ！
その名の通り、カレンダーにタスクごと入れます。
期日のあるタスクは、開始日から期日までの範囲でタスクを登録！
ミーティング等も、普段通りカレンダーに追加！全部追加！
...どうなったか。
予定の列がですね、８列ぐらいに重なって何もわからない。頗る見にくい。
優先度付けも難しいので「今すべきタスクが、なるべく簡単にわかる」が達成されませんでした。すっぽかすことは無くなりましたが。
Github Issue・Project
カレンダーに入れるのではなく、Projectの看板とかを使って管理すればよいのでは！？と思い立って看板を活用することにしました。
これなら縦に並んで見やすいし、他の人も自分持ちのタスクが一目でわかって一石二鳥。
優先度がわかりやすいようカラムを工夫して、自分の担当のカラムからタスクを消していく作業で、タスクをこなせる様にしました。
が、結局何点か問題が。
- 分散しまくり。
- 4か所のProjectを確認して回る
- Projectを超えた優先度の確認が難しい
- ミーティングとか管理できない
- Google Calenderも見ないといけないのやだなぁ、とか思っていました
分散しまくりなので、結局どこかに集約しないとかぁ、と考えました。
（自分の為には集約が必要ですが、チーム視点ではProjectはかなり有効だったので、継続して使用しています）
Wrike
そして、タスクを一か所で管理できるツール探しの旅が始まりました。
まずwrikeにすべて投げ入れてみました。
しかし何点か問題が。
- ガントチャートが使えない
- カレンダー表示ができない
[2021/12/13 追記] これらの機能は、有料プラン限定でした。
まだ、「１か所での管理」に固執していたのでガントチャートが使えないのは致命的でした。
monday.com
ガントチャートが無料で作れそう、と飛び込んだのがmonday.comでした。
何より、すべてが見やすい！触りやすい！
すごく直感的に操作出来て、自分なりに一番手になじんだツールでした。
カレンダーもめっちゃ見やすい！ガントチャートも見れる。神だ！と、すべてのタスクを投げ入れました。
管理ツール探しの旅、完！
:
7日後、カレンダーが消えています。なんとフリートライアルの期限が切れて使えなくなってたんですね。
確認すると、ガントチャートは無料で使えるが、高度なカレンダー機能は有料でした。
ここで気が付きます。別にGoogle Calender併用すればいいじゃん。思ったより面倒じゃ無くね？
そして今に至ります。
